Teamsysteme aus der Cloud

Die Cloud bietet heute eine Vielzahl von durchdachten und gut gemachten Systemen als Service. Als Kunde kann man sie sofort buchen und damit arbeiten. Dennoch sollte man sich durch solchen Komfort nicht zu vorschnellen Entscheidungen hinreissen lassen, denn der unkoordinierter Wildwuchs vieler Systeme führt zu Frust und virtuellem Brachland.

Gewinnen Sie zunächst Klarheit über ihre Ziele und was ein System im ersten Schritt für Sie leisten soll. Sehen Sie sich die Kandidaten genau an und setzen sie am besten einen Testbetrieb mit den beteiligten Kollegen auf. Suchen sie ein System, das zu Ihren Abläufen passt oder das Ihnen bessere als die bestehenden bietet. Arbeiten Sie nicht gegen ein System oder planen vor vorneherein umfangreiche Anpassungsmaßnahmen. Halten Sie vor allem die ersten Schritte überschaubar und einfach.

Die  Features von Teamsystem lassen sie sich in Kategorien einteilen, die von den unterschiedlichen Angeboten in unterschiedlichen Ausprägungen abgedeckt werden. Mancher Spezialist konzentriert sich auf ein einziges Feature, während mancher Allrounder viele davon anbietet. Hier ist ein Überblick, welche Aspekte Teamsysteme heute abdecken.

Projektmanagement

Bei Projekten geht es um Aufgaben, um deren Fälligkeiten und um die Leute, die sich drum kümmern sollten. Hier setzen klassische Ticketsysteme an, die festhalten, wer wofür bis wann verantwortlich ist. Agile Tools erlauben das Arbeiten in Sprints, bieten Konzeptn wie User Stories mit Teilaufgaben und visualisieren den Status mit virtuellen Pinwänden. Zudem unterstützen sie Abläufe von Scrum oder Kanban.

Vertreter: Jira, Basecamp, redmine, Trello, Scrummy, KanbanTool.

Dokumente und Dokumentation

Es hat sich herumgesprochen, dass sich mit Dropbox und vergleichbaren Filesharing-Tools all die Dateien bequem auf mehreren Rechnern verteilen und mit Kollegen austauschen lassen. Der Komfort ist hier unbestritten, unübersehbar aber auch die Alpträume der IT-Verantwortlichen angesichts des Wildwuchses und der Sicherheitsrisiken. Auch viele Content Management Systeme wie Alfresco oder Sharepoint setzen auf Dateien, die sie sicher aufbewahren, versionieren und für die Suche öffnen.

Oft sehr viel hilfreicher sind neuere Ansätze wie Wikis, die ganz auf Dateien verzichten und den Zugriff und die gemeinsame Bearbeitung online erlauben. Das räumt auf mit lokalem Version-Wirrwarr, zeigt die Geschichte aller Änderungen und ermöglicht einfache übergreifende Suche. Im Zweifel die bessere Wahl.

Typische Vertreter: MediaWiki, TWiki, Confluence, redmine, Alfresco, Sharepoint

Online-Office
Mit den althergebrachten Dateien räumt auch die neue Generation von Office-Software auf, die alle Dokumente online erzeugt und speichert. Das eröffnet neue Optionen wie Teilen von Inhalten, das genaue Nachverfolgen von Änderungen und die gemeinsame Arbeit am einem Dokument. Ohne Zweifel gehört der neuen Generation die Zukunft, doch ist der damit verbundene Umstellungsprozess nicht zu unterschätzen, denn hier sind neue Konzepte gefragt um Ordnung und Überblick zu bewahren.

Typische Vertreter: Google Apps, Microsoft Office365

Kommunikation
Unter dem Stichwort Social Enterprise wird derzeit die neue Kommunikation im Unternehmen ausgerufen. Systeme sollen nach dem Vorbild von Facebook den Austausch unter Kollegen anregen, verwalten und besser nachvollziehbar machen. Und so ganz nebenbei den Email-Wust zurückdrängen.

Die Palette der Kommunikationssysteme ist damit bei weitem nicht erschöpft: Vom Chat über Gruppengespräche bis zur Videokonferenz reichen die Medien für das direkte Gespräch. Ordentliche Qualität ist hier teils zum Nulltarif erhältlich - und kann den direkten Austausch bei Abstimmungsbedarf sehr gut unterstützen.

Typische Vertreter: Yammer, Attlassian Confluence, Skype, Google+

Helferlein

Nicht zu unterschätzen sind die vielen hochspezialisierten Anwendungen und Dienste, die spezielle Aufgabenstellungen ganz erheblich vereinfach können. Allen voran sei das Cloud-Tool Doodle genannt, das die Abstimmung von Terminen so einleuchtend erleichtert, dass man nicht mehr darauf verzichten mag. Ähnlich der Google-Kalender, der durch seine ical-Format einfaches Termin-Management und -Publishing auch in der Gruppe ermöglicht. Oder Services wie Survey-Monkey, mit denen im Handumdrehen Umfragen aufgesetzt und ausgewertet sind, im Nu das Meinungsbild in der Gruppe ermitteln. Bevor sie sich künftig auf herkömmlichem Weg durchwursteln - investieren Sie ein paar Minute, ob es dafür nicht hilfreiche Unterstützung in der Cloud gibt.

Typische Vertreter: Doodle, Surveymonkey, Google-Kalender